Содержание
Ваше время как предпринимателя ценно. У вас есть 8 часов в день и 5 дней в неделю (плюс немного больше), чтобы выполнить все свои бесчисленные обязанности и добиться успеха в бизнесе. Включение действительно хороших советов по управлению временем в свой распорядок дня поможет вам добиться большего.
Управление временем может быть трудным для освоения, но, если вы преданы делу и готовы изменить свои привычки, любой предприниматель сможет лучше управлять своим временем.
Вот некоторые из лучших советов по тайм-менеджменту для предпринимателей:
1. Начните отслеживать свое время.
Первый совет по управлению временем - начните отслеживать свое время. Toggl и Time Doctor - два из лучших специализированных программ для отслеживания времени, но большинство современных приложений для повышения производительности и управления проектами также имеют встроенные средства отслеживания времени.
Отслеживание вашего времени служит нескольким различным целям.
Во-первых, это заставляет вас уделять больше времени основной работе. Вы можете запускать и останавливать таймер всякий раз, когда меняете задачу, обращая внимание на свои привычки.
Во-вторых, вы можете использовать его как инструмент аналитики. Другими словами, какие задачи занимают непропорционально много времени?
Используйте это в сочетании с другими стратегиями, чтобы определить, насколько хорошо они работают.
2. Создайте временной аудит.
После использования приложения для учета рабочего времени в течение недели или двух внимательно посмотрите, как вы проводите свое время.
Считайте это вашим временным аудитом. Обратите внимание на любые серьезные пробелы в вашем расписании, которых, кажется, не хватает. Они, вероятно, тратятся на отвлекающие факторы или непродуктивную работу.
Также отметьте любые задачи, которые, кажется, занимают больше времени, чем вы думали. Отметьте их, чтобы вы могли найти более эффективные способы их решения в будущем.
3. Будьте организованы.
Все становится проще (и быстрее выполнять), когда все организовано. Например, если все ваши электронные письма организованы в папки и подпапки, вам будет намного проще найти то конкретное сообщение, которое вы ищете, что в конечном итоге сэкономит вам минуты времени.
Эти небольшие повышения эффективности могут показаться несущественными по отдельности, но в совокупности лучше организованная рабочая среда и рабочий подход могут сэкономить вам часы времени каждую неделю.
4. Используйте онлайн-календари и списки дел.
Существуют десятки приложений для повышения производительности, которые утверждают, что помогают вам сэкономить время и работать более эффективно, но лучшим доступным приложением, вероятно, по-прежнему является базовый онлайн-календарь, особенно когда вы используете его вместе со списком дел.
Большинство современных онлайн-календарей размещены в облаке, поэтому вы можете получить к ним доступ с любого устройства. Используйте их, чтобы отслеживать все свои встречи и обязательства, а также организовывать самые важные дела.
Хитрость здесь в том, чтобы постоянно использовать свой календарь. Только если вы полагаетесь на него во всех своих запланированных делах, вы найдете его полезным для организации своего времени и управления им.
5. Группируйте похожие задачи вместе.
Большинство предпринимателей сталкиваются с разнообразием задач в разных областях, они вынуждены решать задачи HR, бухгалтерского учета, бизнес-стратегии высокого уровня и обслуживания клиентов в один день.
Вам будет проще и эффективнее распределить задачи по разным категориям, а не переключаться с одного типа задания на другой.
Это потому, что вам нужно время, чтобы войти в состояние потока, и, если вы переключаетесь между разными категориями задач, вы можете нарушить этот поток.
Кроме того, группирование схожих задач дает ощущение непрерывности.
6. Делегируйте задачи.
Один из величайших инструментов в вашем арсенале предпринимателя - это делегирование полномочий - возможность передать некоторые из ваших задач кому-то другому.
Многие новые предприниматели не хотят делегировать полномочия, поскольку хотят сохранить контроль, но в конечном итоге это контрпродуктивно.
Лучше всего потратить время на задачи, требующие ваших уникальных способностей. Для многих владельцев бизнеса это включает стратегию высокого уровня, отношения с клиентами и менеджмент.
Любая задача, мешающая вашему расписанию, которую может выполнить кто-то другой, должна выполняться кем-то другим. Делитесь полномочиями с нужными людьми и хорошо передавайте инструкции, чтобы освоить этот совет по управлению временем.
7. Не бросайте задачи.
Как предпринимателя, вас, вероятно, будут тянуть в разные стороны в течение дня.
Вы будете получать звонки, приглашения на встречи и проходящие запросы разговора от ваших сотрудников и партнеров. Когда что-то новое привлекает ваше внимание, у вас возникает соблазн отказаться от того, над чем вы работаете.
Однако такой перерыв в сосредоточении внимания может значительно снизить вашу продуктивность. Вместо этого возьмите на себя обязательство завершить свою задачу (или, по крайней мере, завершить текущую мысль), прежде чем переключаться.
8. Перестаньте тратить время на ожидание.
Сколько времени вы проводите, слушая музыку, ожидая присоединения к конференц-связи? Как часто вы отправляете сотруднику любопытное электронное письмо только для того, чтобы подождать несколько минут, чтобы он отправил ответ?
Мы все тратим слишком много времени на ожидание. Вместо этого распознавайте, когда вам кажется, что вы больше всего ждете, и избегайте этих застойных периодов времени - либо переходя к новой задаче, либо лучше рассчитывая время входа.
9. Избавьтесь от отвлекающих факторов.
Отвлекающие факторы - абсолютный убийца продуктивности. Даже небольшие отвлекающие факторы, такие как телефонный звонок или уведомление по электронной почте, могут полностью нарушить ваше внимание.
Вам нужно научиться контролировать эти отвлекающие факторы, если вы собираетесь управлять своим временем.
Вы можете начать с полного отключения push-уведомлений на телефоне. Вы также можете установить определенные «фокусные» часы, когда вы не открыты для общения.
10. Забудьте про многозадачность.
Это особенно полезный совет по тайм-менеджменту для предпринимателей, которые считают, что предпринимательство - синоним многозадачности.
Если вы разделите свое внимание между двумя задачами, такими как прослушивание голосовой почты во время чтения электронной почты, вы просто выполните каждую задачу недостаточно, что заставит вас вернуться и выполнить их должным образом (или иным образом ухудшить качество вашей работы). Вместо этого сосредоточьтесь на чем-то одном.
11. Знайте, когда может работать многозадачность.
Многозадачность может работать в некоторых ситуациях, но это не «настоящая» многозадачность.
Например, если вы застряли в режиме ожидания при попытке позвонить поставщику, используйте это время, чтобы выполнить несколько задач.
Если вам предстоит долгая дорога, используйте это время для прослушивания голосовой почты или просмотра предыдущей записи встречи. По сути, вы используете потраченное впустую время.
12. Следуйте правилу 80-20.
Принцип Парето - это простое правило, которое предполагает, что 80% последствий в данной системе происходят от 20% причин.
Например, 80% ваших продаж будет приходиться на 20% ваших клиентов.
Используйте это в своих интересах при анализе того, как вы проводите время. Вы обнаружите, что 80% вашего влияния на бизнес обеспечивается 20% вашей работы. Измените рабочую нагрузку, чтобы сосредоточиться на этих наиболее важных задачах, и вы сможете работать намного эффективнее.
13. Научитесь говорить «нет».
Многие предприниматели пытаются сказать «нет». Они посещают каждое приглашение на встречу, которое получают, делают одолжение своим деловым партнерам и обнаруживают, что постоянно переключаются между приоритетами других людей.
Если вы просто скажете «нет» этим ненужным дополнениям, вы потратите гораздо меньше времени на них - и больше времени на то, что важно для вашего бизнеса.
14. Ограничьте потребление медиа.
Просмотр телевизора, игры и просмотр веб-страниц - это временные отвлекающие факторы, которые кажутся вам приятными в данный момент, но в конечном итоге они могут убить вашу продуктивность.
Это не значит, что вы вообще не можете наслаждаться ими, но не позволяйте им поглотить вашу жизнь.
Вместо этого вообще избегайте использования средств массовой информации в рабочее время, а во время отдыха сосредоточьтесь на чтении, упражнениях и времени с семьей.
15. Разумно расставляйте приоритеты.
У вас, вероятно, не будет времени делать все, что вы хотите, поэтому важно расставить приоритеты для ваших самых ценных или самых важных задач.
Вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра. Система заставляет оценивать не только срочность каждой возможной задачи на вашей тарелке, но и ее важность. Это отличный способ определить, какие задачи действительно потребуют вашего внимания в ближайшее время.
16. Установите строгое ограничение по времени для каждой задачи.
Согласно неформальному правилу закона Паркинсона, «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения».
Другими словами, если вы установите час на выполнение задачи, вы, вероятно, потратите этот полный час - даже если в наиболее продуктивном режиме вы можете выполнить это за полчаса.
В соответствии с этими ожиданиями постарайтесь установить более жесткие временные рамки для всех ваших задач, особенно для встреч.
17. Включите буферное время в свое расписание.
Во многом ваше управление временем зависит от вашей способности точно и последовательно планировать дела.
Однако, если вы планируете слишком много, это может сработать против вас. Вы будете разочарованы, когда отклонитесь от своего расписания, и будете закрывать себя.
Чтобы этого избежать, добавьте в свое расписание некоторое буферное время и улучшите свою гибкость.
18. Посвятите утро своим самым важным делам.
Для большинства из нас около полудня наступает некоторое затишье. Мы наелись после обеда или устали от утренних дел, и у нас меньше мотивации что-то делать.
Соответственно, вы должны планировать решать свои самые важные задачи как можно раньше в течение дня.
По ходу дня вы можете переключаться на менее важные и менее сложные задачи. Единственное исключение - если вы обнаружите, что постепенно становитесь более энергичным и сосредоточенным в течение дня. В этом случае следуйте своим естественным ритмам.
19. Создайте график перерывов и отпусков.
Вы потратили большую часть этого руководства на расстановку приоритетов рабочих задач и их планирование в своем календаре, но также важно планировать и расставлять приоритеты для себя.
Слишком много предпринимателей сгорают из-за того, что работают по ночам и в выходные, не делая перерывов, чтобы их бизнес развивался быстрее.
Это может показаться нелогичным, но, если вы будете чаще делать перерывы и время от времени отдыхать, вы действительно повысите свою продуктивность.
20. Выработайте привычки, связанные с повторяющимися задачами.
Некоторые из ваших задач, встреч и других обязанностей будут повторяться.
Возможно, вам придется потратить некоторое время на организацию своего почтового ящика. Если вы хотите работать над этими задачами более последовательно и более эффективно, постарайтесь сделать их привычкой в своей повседневной жизни.
21. Ставьте цели для улучшения.
Наконец, подумайте о том, как вы работали в прошлом и как меняются ваши привычки, и поставьте цели относительно того, как вы хотите стать лучше в будущем.
Цели невероятно важны для управления вашим прогрессом и помогут вам сохранять мотивацию при повышении производительности.
Вы хотите выполнить определенный тип задач на 15% быстрее? Вы хотите использовать свой календарь для каждой предстоящей встречи?
Пока ваши цели соответствуют критериям SMART и действительно бросают вам вызов, они будут эффективными.
Обратите внимание, что каждый предприниматель индивидуален, и некоторые из этих советов по тайм-менеджменту могут сработать для вас лучше, чем другие. Попробуйте поэкспериментировать и дайте каждому из этих советов шанс - вы можете быть удивлены, узнав, что лучше всего подходит для вас.
Некоторое сочетание приведенных выше советов по управлению временем для предпринимателей и ваших собственных изобретательных подходов может помочь вам улучшить свои навыки управления временем. Как только вы научитесь лучше распоряжаться своим временем, вы будете делать больше каждый день - и при этом будете чувствовать себя лучше.
