Обратная связь на рабочем месте: зачем, когда и как предоставлять

работа с обратной связью сотруднику

Умение обеспечить обратную связь - важная способность руководителя, направленная на развитие своих подчинённых. Без откликов и комментариев от менеджеров у сотрудников нет информации, необходимой для повышения индивидуальной эффективности или развития карьеры. Это, в свою очередь, может привести к снижению вовлеченности в работу, увеличению текучести кадров и снижению производительности для организации в целом.
Тем не менее, многие люди (и руководители, и подчинённые) испытывают трудности в предоставлении конструктивной обратной реакции, которая поможет другим. Вместо того чтобы стимулировать сотрудника и улучшить его производительность, они непреднамеренно демотивируют его и ухудшают ситуацию.

Некоторые лидеры предпочитают не давать отрицательных отзывов, чтобы избежать конфликта, спора или плохого влияния на моральный дух сотрудников. В результате руководитель просто надеется, что сотрудник изменится, не говоря ему, как нужно меняться и почему. Это может привести к более крупным проблемам в будущем. Кроме того, иногда люди слишком долго ждут, а когда обратная связь, наконец, доставлена, она больше неактуальна.

Часть эффективной обратной связи - чёткое понимание того зачем, когда и где её нужно предоставлять.

Почему нужно давать обратную связь

Предоставление ответного отзыва может:

  • помочь решить проблемы с эффективностью, прежде чем они станут хроническими;
  • мотивировать предоставление прямых отчётов и докладов для повышения производительности и решения проблем;
  • улучшить общую работоспособность команды путем выявления потенциальных возможностей;
  • дать людям понять, как другие воспринимают их самих и их действия - это помогает увидеть разрыв между тем, что было задумано, и фактическим эффектом.

Кроме того, важно, чтобы человек, предоставляющий обратную связь, помнил, что главная цель этого процесса - поощрять развитие другого человека. Отзыв не должен быть простым выговором - в нём необходимо указывать направление развития привычек и действий с целью повышения успешности подчинённого.

Когда руководители запрашивают обратную связь от сотрудников, они могут получить представление о том, как их стиль руководства влияет на подчиненных. Это также помогает построить раппорт с ними, что способствует развитию двусторонней связи и доверия.

Когда предоставлять обратную связь

Обратная реакция должна быть постоянным и непрерывным процессом - чем чаще она подаётся, тем лучше. Отзывы о результативности сотрудники один раз в год неэффективны - за прошедшее время нежелательные действия и модели поведения могут стать привычкой. Такая нечастая обратная связь может даже привести к тому, что у сотрудников появится чувство, будто руководитель целенаправленно настраивает их на неудачу, предоставляя отклик тогда, когда уже слишком поздно что-либо менять. Это подпитывает отстранение от работы и, возможно, даже активное негодование.

Таким образом, в большинстве случаев лучше делать ежеквартальный и даже ежемесячный обзор эффективности. Кроме того, когда сотрудник вносит значительный вклад или совершает ошибку, необходимо предоставление дополнительной обратной реакции как можно скорее. Это может помочь стимулировать позитивное поведение и сократить негативные последствия.

Как предоставлять обратную связь

Плохо доставленные отзывы могут привести к тому, что сотрудник становится демотивированным и отключается от работы. Есть четыре ключевых навыка для обеспечения эффективного отклика:

  • Поддержание / Повышение Самооценки. Цель обратной связи - улучшить поведение. Поддержание самооценки сотрудника при предоставлении отзыва повышает вероятность того, что он будет открыт для прослушивания и принятия мер по изменению ситуации. Уважительное отношение к сотрудникам и двусторонняя беседа задает правильный тон, способствует снижению защитной реакции и повышает вероятность того, что это будет конструктивная беседа.
  • Активное слушание. Задавая вопросы, перефразируя ответы и демонстрируя участие, лидеры могут добиться больших результатов в сеансе обратной связи. Активное слушание обеспечивает более глубокое понимание мотивации поведения и помогает определить, как и какую реакцию следует дать.
  • Фокус на поведении. Расплывчатые ярлыки («вдохновляющие», «великие» или «отсутствие исполнительности») малополезны без дополнительного пояснения. Вместо того, чтобы давать неопределенные характеристики личности сотрудника, полезная обратная связь должна быть о конкретном поведении/действии сотрудника.
  • Сбалансированный ответ. Обратный отклик должен иметь баланс как положительной, так и отрицательной информации. Если отзыв односторонний, у сотрудников может сложиться впечатление, что они или: а) ничего не должны менять; или б) некомпетентны. Либо это может привести к снижению вовлеченности и производительности труда. Кроме того, человек, которому предоставляется обратная связь, должен иметь возможность обсудить её и быть частью двустороннего разговора.

Когда руководитель готовится предоставить отзыв о работе сотрудника, он должен рассмотреть следующие вопросы:

  • Каковы цели обсуждения? В чём вы заинтересованы в первую очередь: в повышении производительности труда, укреплении морального духа подчинённых или подготовке сотрудника к новой роли в компании?
  • Как начать разговор? Есть ли какие-то конкретные достижения или проблемы, которые необходимо решить?
  • Какие шаги от подчиненного вы ожидаете? Какими должны быть следующие действия другого человека, которые приблизят достижение обозначенных целей?
  • Какую реакцию можно ожидать на ваши вопросы? Продумайте возможные ответы собеседника на ваши вопросы и то, как можно свести к минимуму риск того, что вы или другой человек станет чрезмерно защищаться.
работа с обратной связью сотруднику

Такая подготовка может быть ключом к эффективной обратной связи с сотрудником. Это также может помочь руководителям выглядеть более компетентными и завоевать доверие и уважение подчинённых.

Одним из примеров эффективного шаблона для предоставления отзыва сотруднику будет следующий 5-ступенчатый процесс проведения сеанса обратной связи:

  1. Подготовьте почву для обсуждения, установив раппорт с человеком и объяснив контекст ситуации, которую вы хотели бы обсудить.
  2. Дайте ясно понять, что вы понимаете эффективность и полезность сотрудника. Начните с обсуждения положительных сторон, а затем проблем и опасений. Будьте конкретны, сосредоточив внимание на ситуациях, действиях и последствиях.
  3. Попросите человека высказать идеи, которые могли бы изменить результативность в будущем. Также предоставьте некоторые из ваших собственных соображений.
  4. Согласуйте следующие шаги. Убедитесь, что вы сформировали договорённость с человеком, попросив четко указать, когда и какие действия будут предприняты после обсуждения.
  5. Подведите итоги встречи. Убедитесь, что собеседник понимает, что от него ожидается. Поблагодарите за то, что он нашел время выслушать ваши комментарии. Назначьте дату последующего обсуждения (при необходимости) и завершите выступление на позитивной ноте, выразив уверенность в положительных изменениях.

После сеанса обратной связи можно отправить сотрудникам по электронной почте заметки, напоминающие им о следующих шагах, которые они согласились предпринять, а также ссылки на ресурсы, которые могут оказаться полезными.

Создание рабочего места с обратной связью

Если общие проблемы в предоставлении эффективной ответной реакции остаются нерешёнными, это может сделать менеджеров/лидеров менее склонными предоставлять обратную связь, а сотрудников менее открытыми для ее получения.

Создание организационной и корпоративной культуры, которая активно поощряет сотрудников как давать, так и получать отзывы, является первым шагом в обеспечении того, чтобы обратная связь воспринималась как полезная и актуальная. Этого можно достичь, обсуждая и наглядно демонстрируя положительные эффекты такого взаимодействия на индивидуальную и командную работу.

Кроме того, демонстрируя открытость для обратной связи от подчинённых, руководители могут моделировать соответствующее поведение, которое ожидается от всех остальных, что ещё больше повышает приверженность процессу обратной связи.

работа с обратной связью сотруднику
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Сергей Елькин/ автор статьи

- Основатель и владелец компании Web-Стратегия (webc.ru).
- Директор по развитию Taplink(taplink.at).
- Запустил более 200 коммерческих ИТ проектов за 15 лет.
- Запускаю 2-3 стартапа в год.

Даю абсолютно беспатные консультации по вашим ИТ проектам.
Подробнее обо мне и моих услугах Здесь.

Понравилась статья? Поделиться с коллегами:
Елькин Сергей Анатольевич
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: