Содержание
Подача заказов, передача заявок — общение с командой
Позиция руководителя или начальника неразрывно связана с отдачей приказов. Это кажется настолько нормальным и повседневным, что мы не зацикливаемся на выдаче команд. Это ошибка - да, начальник один и да, его мнение самое важное. Однако это не меняет того факта, что для того, чтобы быть хорошим лидером, вам не нужно управлять жесткой рукой, а скорее общаться с командой - и стоит вооружить себя хорошей способностью отдавать команды. Так как же должно выглядеть общение с командой?
Первое - яркость и четкость. Получатель не виноват в том, что он не понял сообщение - отправитель должен сформулировать его таким образом, чтобы оно было обязательно принято этим конкретным лицом. Поэтому в общении с командой крайне важно отдавать приказы таким образом, чтобы у подчиненного не было сомнений в том, что, как, с кем и когда выполнять. Конечно, такое сообщение сложно построить на лету, поэтому его стоит создать заранее, по крайней мере, вначале. Подумайте и запишите все данные о конкретной задаче или проекте, а уже потом - передайте сотруднику. И убедитесь, что он это понимает - это можно сделать просто или попросив повторить. Также неплохо предоставить сотруднику письменные инструкции по выполнению задания (особенно, если это длительный и многомерный проект). Тогда у подчиненного всегда есть возможность сослаться на письменный вариант, и ему не придется обращаться к начальнику со всеми сомнениями.
Второе - культура. Факт высшей роли в компании не освобождает руководителя от уважительного отношения к другим. Соответствующее обращение к подчиненным в соответствии с принципами этики и хороших манер требуется всегда, но особенно при отдаче приказов. Поэтому всегда следует учитывать благополучие вашего сотрудника, а команды формулировать условно, в виде вопроса или просьбы. Предложение «Вы могли бы сделать это до пятницы?» или «Вы бы смогли это сделать вот так?» звучит намного лучше, чем «Сделай это на завтра». Всем известно, что вес на самом деле такой же - вопрос «А можно?» это риторический вопрос, когда вы спрашиваете их как начальника, но это имеет совершенно другое значение.
В-третьих, общение с командой должно основываться на инициировании сотрудников не только в секретах отдельных проектов, но и в более широкой информации. Необязательно сразу раскрывать капитал компании и список дебиторов - это больше об обосновании поставленных задач. Осознание того, что делать что-то конструктивное, приносящее пользу всей компании, дает сотруднику действительно высокую мотивацию к действию. Однако, если он выполняет часть работы в более крупной команде и не знает, как, в какой степени и ценна ли его деятельность для компании, энтузиазм к работе уменьшается. Поскольку неизвестно, является ли игра свечой, пробовать не стоит.
Общение с командой, — как критиковать и как хвалить?
После того, как задачи распределены и даны инструкции, ничего другого не остается, как ждать, пока команда приступит к работе. Когда мы их получим, мы должны хорошенько их рассмотреть и - что дальше?
Сотрудники, которые выполняют свои задачи в компании, заслуживают обратной связи. Если руководитель видит, что что-то в команде дает сбой или не выполняется должным образом, ситуацию следует немедленно расследовать и проинформировать сотрудников. В противном случае сотрудник, который делает что-то неправильно, не сможет исправить свое поведение - если он думает, что работает хорошо, зачем это менять? Следовательно, второй тип сообщений, которые лидеры должны использовать при общении с командой, - это похвала и критика.
В обоих случаях необходимо полагаться на факты. В случае похвалы мы хвалим что-то конкретное - хороший дизайн, выдающиеся результаты, большую прибыль для компании. В случае критики также укажите, что не так. Если мы хотим обратить внимание сотрудника на то, что он опаздывает, мы не можем, как указано выше, сказать: «Вы сильно опоздали». Некоторое время понаблюдайте, как это выглядит на самом деле, а затем скажите: «Вы опоздали вчера, в понедельник и четверг на прошлой неделе».
На форуме можно выразить похвалу - с одной стороны, это облагораживает сотрудника и делает его образцом для подражания для остальных, с другой - мобилизует других членов команды на действия. Благодаря тому, что мы хвалим за что-то конкретное (факт), а не просто, положительный отзыв следует воспринимать не как выделение одного сотрудника и выставление его в качестве домашнего питомца, а как заслуженную награду.
Никогда не следует высказывать критику на форуме - чтобы дать отрицательный отзыв, сотрудника следует пригласить в офис. Даже наиболее грамотно выраженную, обоснованную и ненадлежащую критику обычно трудно проглотить, поэтому сотрудника не должно беспокоить то, что другие члены команды являются ее свидетелями. Такая общественная стигматизация, несомненно, окажет негативное влияние не только на отношения между руководителем и подчиненным, но и на уверенность сотрудника в себе на рабочем месте.
Как должно быть структурировано сообщение, с помощью которого мы выражаем нашу критику? Как указывалось ранее - он должен быть основан на фактах, без обобщений. Во-вторых, на сотрудника нельзя нападать - то есть вы должны говорить о своих чувствах, а не о характеристиках другого человека. Сказать «Вы опоздали» звучит как обвинение, с которым практически ничего не поделать. Поэтому вам следует сказать: «Я заметил, что вы пять раз опаздывали за последние две недели. Меня это беспокоит, потому что это задерживает повседневную работу нашей команды». Стоит отметить - мы оправдываем свои чувства конкретным фактом, следствием, которое вытекает из события. Вызывать сотрудника просто для того, чтобы сказать ему, что его поведение нас расстраивает или расстраивает, бессмысленно, потому что наши эмоции и чувства - только наши. Сотрудник ничего не может с этим поделать - он может пообещать больше не опаздывать, но разве это избавит от нервозности или беспокойства автоматически? Нет. Поэтому правильное общение с командойтребует, чтобы руководитель сказал, какое реальное влияние он оказывает на команду и работу - например, мы опаздываем с отчетом каждый день. Что-то можно сделать с этим реальным событием.
Сообщив о критике, спросите сотрудника, почему это произошло или происходит. Может оказаться, что у подчиненного есть конкретное объяснение, но также может быть, что он не видит проблемы («Я опаздываю, но все равно делаю все свои дела»). После объяснения, когда у нас будет четкое представление о ситуации, вы можете приступить к решению проблемы. Стоит делать это вместе с сотрудником, предлагая сами предложения или только направляя их к подходящим решениям.
Если критика работает, не забудьте сообщить сотруднику, что изменение заметно. Вы можете сказать, что проблема решена, что мы довольны улучшением или что улучшение просто заметно. Самое главное - дать такую обратную связь.
Командное общение, — каких препятствий нужно остерегаться?
Отличное общение с командой - это не только умение строить соответствующие сообщения и создавать ситуации таким образом, чтобы прием был как можно лучше. Также есть некоторые препятствия в общении с командой, которые сложно преодолеть. Препятствия могут помешать даже самому подготовленному лидеру присоединиться к своей команде. Чего же тогда вам нужно остерегаться?
Коммуникативные барьеры делятся на три категории - физические, смысловые и психологические. Наиболее заметными и легко устраняемыми являются препятствия в первой группе. Физические барьеры - это все внешние помехи, не зависящие от отправителя или получателя. Так что это будет шум, жара, толпа, неудобное кресло - все, что вас отвлекает и мешает сосредоточиться на сообщении. К счастью, большинство отвлекающих факторов из этой группы можно устранить - перейти в другую комнату, проветрить, попросить пройти на площадку. Более того, взрослые в значительной степени способны игнорировать отвлекающие элементы - тем не менее, не следует злоупотреблять терпением и самоотречением участников группы, часами выступая в аудитории без кондиционера в середине лета.
Семантические препятствия - очень интересная группа, она связана с языковыми и культурными недопониманиями. Чаще всего такие барьеры связаны с отношениями между людьми из разных стран и разных культур, но они также могут возникать в компании, состоящей только из людей из одной страны. Достаточно одному человеку быть специалистом в области, в которой его коллеги не до конца знают друг друга - специализированная лексика может оказаться непреодолимой преградой.
Труднее всего устранить третью группу барьеров - психологические барьеры. В эту группу входят все предрассудки, стереотипы, а также негативное отношение. Чаще всего такие преграды возникают не на основе рационального мышления, а возникают из-за эмоций. Как уже было сказано, с эмоциями очень трудно бороться. Поэтому иногда оказывается, что контакт, который должен быть беспроблемным на поверхности, может оказаться совершенно непродуктивным.
Командное общение необходимо для успешного функционирования бизнеса. Поэтому знание принципов эффективного общения должно быть одной из компетенций хорошего лидера. Большим преимуществом этих навыков является то, что вы можете просто изучить их.
